Justo cuando le habíamos cogido el tranquillo a las reuniones virtuales, el mundo empieza a cambiar de nuevo. A medida que cada semana damos la bienvenida a las nuevas orientaciones de COVID-19, nos sentimos un poco como si estuviéramos haciendo el "hokey pokey" en torno a las reuniones en persona: un pie dentro y otro fuera. Durante los dos últimos meses, el Canopy se ha sumergido de nuevo en los viajes y en el mundo de las reuniones híbridas, en las que algunos asisten en persona y otros virtualmente. Estas son algunas de las lecciones que hemos aprendido.

1. Tiempo de viaje + tiempo técnico: asegúrate de reservar tiempo para ambos. Durante estas primeras reuniones híbridas, incluso 30 minutos de margen nos han dejado en apuros.
2. Solicite asistencia técnica - Cuando se desplace a un nuevo espacio, pida que soliciten la ayuda de un miembro del personal informático para poner en marcha la reunión. A veces nos hemos encontrado con problemas para acceder a la red wifi en lugares nuevos, por no hablar de la instalación de un proyector o un altavoz.
3. Trabaja en equipo - Si estás en persona, cuenta con un compañero que esté en el espacio online. Puede darte pistas importantes sobre cómo es la experiencia en línea y comunicarse fácilmente con los participantes en línea.
4. Crear la "sala" - Para los participantes en persona, es fácil volver a las viejas normas. Es estupendo sentarse al lado de alguien a quien no has visto en años y ponerse al día. No tener que preocuparte de silenciar el micrófono cada vez que te ríes o toses es un GRAN alivio. Sin embargo, esto puede crear problemas de audio complicados para las personas que están en línea y dificultar las intervenciones. Comienza la reunión mostrando a los participantes en línea cómo se ven en la sala física, tanto si se proyectan en una pantalla como si se ven en dispositivos individuales. Anímales a que sigan viendo los vídeos. Alterne el uso de la palabra entre los participantes presenciales y en línea para que todos tengan la misma presencia en el espacio.
5. Prepara copias de seguridad - Para compartir tus diapositivas o iniciar tu reunión virtual, puede que tengas que conectarte a otro ordenador, conectar el tuyo o enviar enlaces a un miembro del personal para que los abra en su ordenador. Asegúrate de que puedes acceder a lo que necesites en varios lugares, como en la nube, en una memoria USB, utilizando un nombre de usuario y una contraseña, o a través de un enlace enviado por correo electrónico.
6. Preparar dispositivos para la interpretación - Cuando se utiliza la interpretación en línea, cada persona puede seleccionar su idioma desde su propio dispositivo. En persona, los auriculares individuales también permiten que cada persona tenga su propio dispositivo. En las reuniones híbridas, el intérprete seguirá participando en línea, pero hay un cambio. En las reuniones híbridas, tendemos a utilizar un dispositivo como altavoz y micrófono (es decir, Meeting Owl, Polycom, Jabra Speak) para todas las personas en la sala física. Esto permite a las personas en línea seguir seleccionando un idioma, pero el dispositivo en la sala sólo puede tener un idioma. Si las personas de la sala física hablan varios idiomas, pídeles que utilicen su propio ordenador, tableta o teléfono conectado para acceder a la interpretación.
7. Separarse para comprometerse - Puede haber ocasiones en las que sea mejor separarse que intentar permanecer todos juntos. Esto es especialmente cierto cuando varias personas hablan al mismo tiempo o se mueven por el espacio físico. Por ejemplo, al comienzo de una reunión, cuando los participantes se estén acomodando, apaga el altavoz de la sala física para que los participantes en línea puedan hablar entre ellos y lo mismo para los presenciales. Cuando se realice una actividad interactiva, envíe a los participantes en línea a una sala de descanso para que realicen una versión en línea. A continuación, pídeles que informen cuando los dos grupos vuelvan a reunirse.

Somos la prueba viviente de que incluso los facilitadores expertos pueden fracasar en una reunión híbrida, pero también podemos aprender y mejorar. Cada vez que probamos una reunión híbrida, realizamos una revisión antes de la acción y una revisión después de la acción. Esto nos permitió recoger las principales enseñanzas para transmitirlas a los miembros del equipo. Te recomendamos que hagas lo mismo con tus propias reuniones.

¿Qué nos hemos perdido? ¿Qué más ha aprendido de sus reuniones híbridas? Nos encantaría que nos lo contaras.