"No te tomes la vida demasiado en serio. Nunca saldrás vivo". He tenido mi interpretación de la infame cita de Elbert Hubbard escrita en un Post-it azul y pegada al monitor de mi ordenador durante el último mes, mientras el equipo de Canopy entraba en su última etapa de planificación y ejecución de la Cumbre Canopy 2024: Catalizar el cambio cultural. Fue mi primera incursión real en la planificación de eventos y esta Cumbre fue la primera que organizamos en persona desde 2018.
Aunque se nos considera "expertos en colaboración", nosotros también avanzamos a tientas cuando hacemos algo nuevo como colectivo. Cuando nos encontramos en una senda de planificación llena de baches, fue fácil buscar herramientas recomendadas con frecuencia para reforzar nuestros procesos. A medida que nos acercamos al final de la Cumbre y nos preparamos para una revisión posterior a la acción, me encuentro reflexionando sobre otras herramientas que ayudaron a nuestro equipo a llegar a la meta.
Tres de las herramientas que me resultaron más útiles fueron el RACI, nuestra propia rúbrica del Modelo de Aprendizaje Comunitario [enlace a la rúbrica] y el Modelo GRPI. Estas herramientas (y un trol de bolsillo con pelo rosa) me ayudaron a preparar a nuestro equipo para la Cumbre. (Más adelante hablaremos del trol).
El acrónimo RACI indica quién es responsable, quién debe rendir cuentas, quién debe ser consultado y quién debe ser informado sobre una acción determinada. Esta fue una herramienta útil cuando lanzamos la planificación de la Cumbre el año pasado y formamos cuatro grupos de planificación centrados en el plan de estudios, la logística, la experiencia del alumno y el marketing, cada uno con un "jefe de equipo". Si bien esto nos ayudó a dividir las tareas en "grandes cubos", ahora me pregunto si habría sido útil revisar periódicamente quién era responsable de qué y, al mismo tiempo, ser conscientes de cuánto estaba asumiendo cada persona. A medida que avanzábamos en la planificación, experimentábamos transiciones de personal y tareas cada vez más detalladas que se perdían fácilmente; las nuevas tareas no siempre se añadían a nuestro plan de trabajo o se delegaban de inmediato, dejando su realización al azar. Sin embargo, uno de los puntos fuertes del equipo es que, independientemente de a quién se asignara cada tarea, la mayoría de las cosas se hicieron y estuvimos listos para recibir a nuestros 150 invitados en abril.
A menudo recomendamos a los grupos que utilicen la Rúbrica del modelo de aprendizaje comunitario para tomar el pulso al proceso de colaboración. Los grupos utilizan la herramienta para autoevaluar distintos aspectos de un proceso de colaboración clasificando sus habilidades como excepcionales, buenas, en desarrollo y en vías de desarrollo. Llevé la rúbrica a una reunión de jefes de equipo en marzo para hacer precisamente esto. En su mayor parte, nos autoevaluamos entre bueno y en desarrollo. Fue normalizador y validador ver nuestras puntuaciones de esta manera. Por supuesto, no vamos a ser excepcionales en algo que estamos haciendo por primera vez como un equipo que organiza un evento que sólo tres de los empleados actuales han experimentado. Claro que habrá baches. Por supuesto, tenemos que crear espacio para que el personal ponga su toque especial en un modelo de evento que no construyeron hace seis años. Y, por supuesto, aplicaremos lo que aprendamos de cara a la conferencia de Canopy de este otoño.
Hay un millón de pequeñas cosas que me gustaría no haber tenido tiempo de hacer para crear las condiciones "perfectas" para que nuestro equipo pudiera llevar a cabo con éxito la Cumbre. Y sé que lo "perfecto" no existe. Una semana antes de la Cumbre, revisé meticulosamente nuestro plan de trabajo y me puse al día con todos los mensajes y correos electrónicos relacionados con la Cumbre, tentada de responder a cada pequeña cosa. Sabía que no sería capaz. Sin embargo, pensé en el modelo Objetivos - Funciones - Procesos - Interpersonal (también conocido como GRPI). El modelo GRPI de Richard Beckhart afirma que la falta de objetivos claros reduce el rendimiento de un grupo en un 80% por sí sola. Si pudiera centrar esto en nuestros últimos días antes de la Cumbre, tal vez su impulso nos llevaría a través de nuestros roles, procesos y relaciones interpersonales que todavía estábamos desarrollando como equipo. Así que pasamos tiempo aquí. Simplifiqué nuestros objetivos y los añadí al principio de nuestra agenda de la Cumbre: construir un movimiento, pasar de inspirar a crear redes de redes y reforzar la conectividad. Dedicamos tiempo en equipo a describir cómo viviríamos estos objetivos durante la Cumbre. Mientras tuviéramos esto, nuestra estrella polar, el resto se resolvería por sí solo.
Normalmente, cuando estoy en un evento de trabajo me encuentro en uno de estos dos modos: participante o modo logístico. Mi papel en la Cumbre era el de "ayudante flotante", lo que me podía llevar fácilmente al modo logístico y centrarme en las tareas entre bastidores, olvidándome de estar con la comunidad. No quería mostrarme así ante nuestro equipo ni ante nuestros invitados. Quería recordar que toda la planificación que podía hacerse ya se había hecho. Era el momento de ser. Quería recordar que no debía tomarme la vida demasiado en serio ni dejar que las pequeñas cosas me distrajeran de cómo quería presentarme al servicio de nuestra estrella polar. Quería mantener los pies en la tierra y tener conversaciones que recordara con las personas que estaban en "el trabajo" conmigo. Para ello llevé en el bolsillo durante toda la Cumbre a mi pequeño trol de pelo rosa brillante. Esta figurita me mantuvo con los pies en la tierra, presente y ligera en todos los aspectos que necesitaba; me recordó que, por encima de todo, las relaciones son el núcleo de nuestro trabajo colectivo y que hay que mantener la alegría en el bolsillo.