"Ne prenez pas la vie trop au sérieux. Vous n'en sortirez jamais vivant." Depuis un mois, j'ai écrit sur un post-it bleu ma version de la célèbre citation d'Elbert Hubbard et je l'ai collée sur mon écran d'ordinateur, alors que l'équipe Canopy entamait sa dernière phase de planification et d'exécution du sommet Canopy de 2024 : Catalyser le changement de culture. C'était ma première véritable aventure dans la planification d'événements et ce sommet était le premier que nous organisions en personne depuis 2018.

Bien que nous soyons considérés comme des "experts en collaboration", il nous arrive aussi de tâtonner lorsque nous entreprenons quelque chose de nouveau en tant que collectif. Lorsque nous nous sommes retrouvés sur un chemin de planification cahoteux, il était facile de chercher des outils fréquemment recommandés pour soutenir nos processus. Alors que le sommet touche à sa fin et que nous nous préparons à dresser un bilan après action, je réfléchis aux outils supplémentaires qui ont aidé notre équipe à franchir la ligne d'arrivée.

Trois des outils que j'ai trouvés les plus utiles sont le RACI, notre propre modèle d'apprentissage communautaire [lien vers le modèle] et le modèle GRPI. Ces outils (ainsi qu'un troll de poche aux cheveux rose vif) m'ont permis d'aider notre équipe à se préparer au sommet. (Nous reviendrons plus tard sur le troll.)

L'acronyme RACI identifie qui est responsable, qui doit rendre des comptes, qui est consulté et qui est informé sur une action donnée. Cet outil s'est avéré utile lorsque nous avons lancé la planification du sommet l'année dernière et formé quatre groupes de planification centrés sur le programme, la logistique, l'expérience de l'apprenant et le marketing, chacun étant dirigé par un "chef d'équipe". Bien que cela nous ait aidés à répartir les tâches, je me demande aujourd'hui s'il n'aurait pas été utile de revoir régulièrement qui était responsable de quoi, tout en gardant à l'esprit la quantité de travail que chaque personne prenait en charge. Au fur et à mesure de la planification, nous avons connu des changements de personnel et des tâches de plus en plus détaillées qui pouvaient facilement passer entre les mailles du filet ; les nouvelles tâches n'étaient pas toujours ajoutées à notre plan de travail ou déléguées immédiatement, ce qui laissait leur réalisation à la merci du hasard. La force de l'équipe réside toutefois dans le fait que, quelle que soit la personne chargée d'une tâche, la plupart des choses ont été accomplies et nous étions prêts à accueillir nos 150 invités en avril.

Nous recommandons souvent aux groupes d'utiliser le modèle d'apprentissage communautaire pour prendre le pouls du processus de collaboration. Les groupes utilisent cet outil pour auto-évaluer les différents aspects d'un processus de collaboration en classant leurs compétences selon qu'elles sont exceptionnelles, bonnes, en développement ou sur le point d'être mises en place. J'ai apporté la grille d'évaluation lors d'une réunion des chefs d'équipe en mars pour faire exactement cela. Pour la plupart, nous nous sommes auto-évalués entre bon et en développement. Cela nous a permis de normaliser et de valider nos résultats de cette manière. Bien sûr, nous n'allons pas être exceptionnels dans une activité que nous réalisons pour la première fois en tant qu'équipe et qui consiste à organiser un événement que seuls trois membres du personnel actuel ont connu. Bien sûr, il y aura des difficultés. Bien sûr, nous devons créer un espace pour que le personnel puisse apporter sa touche particulière à un modèle d'événement qu'il n'a pas construit il y a six ans. Et bien sûr, nous mettrons en pratique ce que nous avons appris alors que nous nous dirigeons vers la conférence Canopy de cet automne.

Il y a un million de petites choses que j'aurais aimé ne pas avoir le temps de faire pour créer les conditions "parfaites" permettant à notre équipe de mener à bien le Sommet. ET je sais que la "perfection" n'existe pas. Une semaine avant le Sommet, j'ai revu méticuleusement notre plan de travail et j'ai rattrapé tous les messages et les courriels liés au Sommet, tentée de répondre à chaque petite chose. Je savais que je n'en serais pas capable. J'ai toutefois pensé au modèle Objectifs - Rôles - Processus - Interpersonnel (GRPI). Le modèle GRPI de Richard Beckhart affirme que l'absence d'objectifs clairs fait chuter les performances d'un groupe de 80 % seulement. Si je pouvais centrer ce modèle dans les derniers jours précédant le sommet, peut-être que son élan nous porterait à travers les rôles, les processus et les relations interpersonnelles que nous étions encore en train de développer en tant qu'équipe. Nous avons donc passé du temps ici. J'ai simplifié nos objectifs et je les ai ajoutés à l'ordre du jour du sommet : construire un mouvement, aller au-delà de l'inspiration pour construire des réseaux de réseaux et renforcer la connectivité. Nous avons utilisé le temps de l'équipe pour décrire comment nous allions vivre ces objectifs pendant le sommet. Tant que nous avions cet objectif, notre étoile polaire, le reste se mettait en place tout seul.

En général, je suis dans l'un des deux modes lors d'un événement professionnel : participant ou mode logistique. Mon rôle pour le sommet était celui d'un "assistant flottant", ce qui pouvait facilement me faire basculer en mode logistique et m'amener à me concentrer sur des éléments en coulisses et à oublier d'être avec la communauté. Je ne voulais pas me montrer ainsi à notre équipe ou à nos invités. Je voulais me rappeler que toute la planification qui pouvait être faite l'avait été. Il était temps d'être. Je voulais me rappeler de ne pas prendre la vie trop au sérieux et de ne pas laisser les petites choses me distraire de la manière dont je voulais me montrer au service de notre étoile polaire. Je voulais garder les pieds sur terre et avoir des conversations dont je me souviendrais avec les personnes qui travaillent avec moi. C'est ainsi qu'est apparu mon petit troll aux cheveux rose vif, que j'ai gardé dans ma poche pendant toute la durée du sommet. Cette petite figurine m'a permis de garder les pieds sur terre, d'être présente et légère de toutes les manières dont j'avais besoin ; elle m'a rappelé qu'avant tout, les relations sont au cœur de notre travail collectif et qu'il faut garder la joie dans sa poche.