Juste au moment où nous avons pris le pli des réunions virtuelles, le monde a recommencé à changer. Alors que chaque semaine voit l'arrivée de nouvelles orientations pour le COVID-19, on a un peu l'impression de faire le pokey pokey autour des réunions en personne, un pied dedans, un pied dehors. Au cours des deux derniers mois, la Canopée s'est replongée dans les voyages et dans le monde des réunions hybrides où certains participent en personne et d'autres virtuellement. Voici quelques-unes des leçons que nous avons apprises.

1. Temps de déplacement + temps technique - Veillez à prévoir du temps pour les deux. Lors de ces premières réunions hybrides, même 30 minutes de marge de manœuvre nous ont mis dans l'embarras.
2. Demander une assistance technique - Lorsque vous vous rendez dans un nouvel espace, demandez l'aide d'un membre du personnel informatique pour démarrer la réunion. Il nous est déjà arrivé d'être pris au dépourvu, ne serait-ce que pour accéder au wifi dans de nouveaux lieux, sans parler de l'installation d'un projecteur ou d'un haut-parleur.
3. Faites équipe - Si vous êtes en personne, ayez un partenaire qui est dans l'espace en ligne. Il peut vous donner des indications importantes sur l'expérience en ligne et communiquer facilement avec les participants en ligne.
4. Créez la "salle " - Pour les participants en personne, il est facile de revenir aux anciennes normes. Il est agréable de s'asseoir à côté de quelqu'un que l'on n'a pas vu depuis longtemps et de rattraper le temps perdu. Ne pas avoir à se soucier de la mise en sourdine à chaque fois que l'on rit ou que l'on tousse est un énorme soulagement. Cependant, ces situations peuvent créer des problèmes audio délicats pour les personnes en ligne et rendre difficile toute intervention. Commencez votre réunion en montrant aux participants en ligne comment ils apparaissent dans la salle physique, qu'ils soient projetés sur un écran ou qu'ils les regardent sur des appareils individuels. Encouragez-les à continuer à regarder les vidéos. Alternez entre les participants en personne et les participants en ligne lorsque vous prenez la parole, afin de donner à chacun une présence égale dans l'espace.
5. Préparez des sauvegardes - Pour partager vos diapositives ou démarrer votre réunion virtuelle, vous devrez peut-être vous connecter à un autre ordinateur, brancher le vôtre ou envoyer des liens à un membre du personnel pour qu'il les ouvre sur son ordinateur. Assurez-vous de pouvoir accéder à tout ce dont vous avez besoin à plusieurs endroits, notamment sur le nuage, sur une clé USB, en utilisant un identifiant et un mot de passe, ou par le biais d'un lien envoyé dans un courrier électronique.
6. Préparer les appareils pour l'interprétation - Lors de l'interprétation en ligne, chaque personne peut sélectionner sa langue à partir de son propre appareil. Lors d'une réunion en personne, des casques individuels permettent également à chaque personne de disposer de son propre appareil. Pour les réunions hybrides, l'interprète peut toujours se joindre à la réunion en ligne, mais il y a un inconvénient. Dans les réunions hybrides, nous avons tendance à utiliser un seul appareil comme haut-parleur et microphone (Meeting Owl, Polycom, Jabra Speak, etc.) pour toutes les personnes présentes dans la salle. Cela permet aux personnes en ligne de continuer à sélectionner une langue, mais l'appareil dans la salle ne peut avoir qu'une seule langue. Si les personnes présentes dans la salle physique parlent plusieurs langues, demandez-leur d'utiliser leur propre ordinateur, tablette ou téléphone connecté pour accéder à l'interprétation.
7. Se séparer pour s'engager - Il peut arriver qu'il soit préférable de se séparer plutôt que de rester tous ensemble. Cela est particulièrement vrai lorsque plusieurs personnes parlent en même temps ou que les participants se déplacent dans l'espace physique. Par exemple, au début d'une réunion, lorsque les participants s'installent, éteignez le haut-parleur de la salle physique pour que les participants en ligne puissent parler entre eux et de même pour les participants en personne. Lors d'une activité interactive, envoyez les participants en ligne dans une salle de réunion pour qu'ils réalisent une version en ligne. Demandez ensuite aux participants de faire un rapport lorsque les deux groupes se retrouvent.

Nous sommes la preuve vivante que même des facilitateurs compétents peuvent échouer dans une réunion hybride, mais que nous pouvons aussi apprendre et nous améliorer. Chaque fois que nous avons essayé une réunion hybride, nous avons effectué un examen avant action et un examen après action. Cela nous a permis de tirer des enseignements importants à transmettre aux membres de l'équipe. Nous vous recommandons de faire de même pour vos propres réunions.

Qu'avons-nous manqué ? Qu'avez-vous appris d'autre de vos réunions hybrides ? N'hésitez pas à nous en faire part.